Apa Itu Surat Penagihan Utang? Ini Fungsi dan Contohnya

“Dalam bisnis, surat penagihan utang diperlukan untuk mengingatkan pihak yang berhutang untuk melunasi kewajiban pembayaran sesuai perjanjian. Seperti apa contohnya?”

Surat penagihan utang biasanya dikeluarkan oleh pihak kreditur yang memberikan pinjaman, jasa, atau barang kepada pihak debitur atau pelanggan. Surat ini hampir menyerupai surat tagihan invoice.

Jika terjadi piutang macet, Anda bisa memanfaatkan fasilitas Anjak Piutang CIMB Niaga yang merupakan fasilitas pengalihan dan jual beli piutang oleh pihak yang memiliki hak tagih kepada Bank.

Fungsi Surat Penagihan Utang dalam Bisnis

Surat penagihan utang memiliki beberapa fungsi penting dalam bisnis, antara lain:

1. Bukti Transaksi Jual Beli

   Surat penagihan utang dapat berfungsi sebagai bukti transaksi jual beli antara pihak kreditur dan debitur. Anda bisa menjadikan surat ini sebagai dasar untuk melakukan pencatatan keuangan.

   Anda dapat mencantumkan detail transaksi, seperti tanggal, jumlah, jenis, dan harga barang atau jasa yang diberikan, serta batas waktu pembayaran yang disepakati. 

2. Meminimalisir Risiko Kerugian Usaha

   Surat penagihan utang dapat berfungsi sebagai alat untuk meminimalisir risiko kerugian usaha akibat adanya piutang yang tidak tertagih atau macet. 

   Surat ini dapat memberikan tekanan psikologis kepada pihak debitur, karena memberikan informasi tentang sanksi atau konsekuensi hukum yang akan diterima jika tidak membayar utangnya.

3. Mencegah Terjadinya Konflik

   Surat penagihan utang dapat berfungsi sebagai alat mencegah terjadinya konflik antara kreditur dan debitur. Anda dapat menyampaikan permintaan pembayaran secara sopan tanpa menimbulkan kesalahpahaman.

   Surat ini juga dapat memberikan kesempatan kepada debitur untuk memberikan tanggapan, klarifikasi, atau negosiasi terkait utangnya.

   Baca juga: Memahami Lebih Dalam Apa Itu Anjak Piutang dan Manfaatnya

Format Penulisan Surat Penagihan Utang

Format penulisan surat penagihan utang dapat bervariasi tergantung pada jenis, tujuan, dan sifat surat tersebut. 

Namun, secara umum, surat penagihan utang memiliki format sebagai berikut:

1. Kop surat yang memuat identitas dan kontak pihak kreditur atau perusahaan, seperti nama, alamat, nomor telepon, email, dan logo.
2. Tanggal surat yang berisi tanggal surat penagihan yang dikeluarkan dan dikirimkan kepada pihak debitur.
3. Nomor surat berisi kode atau nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi surat penagihan utang.
4. Perihal surat yang berisi judul atau tema surat penagihan utang, seperti "Penagihan utang", "Surat Paksa", atau "Surat Tagihan Invoice".
5. Salam pembuka yang berisi sapaan dan penghormatan kepada pihak debitur, seperti "Kepada Yth.", "Dengan Hormat", atau "Dengan Hormat dan Salam Sejahtera".
6. Isi surat berisi inti dari surat penagihan utang, yaitu permintaan pembayaran utang yang belum terpenuhi. Isi surat dapat mencakup hal-hal berikut:
   • Rincian transaksi yang menjadi dasar utang, seperti nomor invoice, nomor pesanan, tanggal, jumlah, jenis, dan harga barang atau jasa yang diberikan.
   • Jumlah utang, yaitu total nilai utang yang harus dibayar oleh debitur, termasuk bunga, denda, atau biaya penagihan jika ada.
   • Batas waktu pembayaran, yaitu tanggal akhir pembayaran utang yang disepakati antara kreditur dan debitur, atau sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
   • Cara pembayaran, yaitu metode atau instruksi pembayaran utang yang dapat dilakukan oleh debitur, seperti transfer bank, cek, atau tunai.
   • Sanksi atau konsekuensi, yaitu ancaman atau tindakan hukum yang akan diambil oleh kreditur jika debitur tidak membayar utangnya, seperti penagihan paksa, penyitaan aset, atau gugatan perdata.
   • Negosiasi, yaitu tawaran yang diberikan oleh kreditur kepada debitur untuk membayar utangnya dengan cara yang lebih mudah atau menguntungkan, seperti angsuran, diskon, atau keringanan.
7. Salam penutup berisi ucapan terima kasih, harapan, atau permintaan kepada pihak debitur, seperti "Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya", "Harap segera melunasi utang Anda", atau "Mohon konfirmasi pembayaran Anda".
8. Tanda tangan berisi nama, jabatan, dan tanda tangan pihak kreditur atau perwakilan perusahaan yang mengeluarkan surat penagihan utang.

Lampiran yang berisi dokumen-dokumen yang mendukung surat penagihan utang, seperti invoice, surat perjanjian, surat teguran, atau surat peringatan.

Contoh Surat Penagihan Utang

Berikut adalah contoh surat penagihan utang yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:

PT. ABC

Jl. Raya Kebayoran No. 123, Jakarta Selatan

Telp. (021) 123456, Email: abc@gmail.com

Jakarta, 06 Maret 2024

Nomor: 001/SPH/PT.ABC/II/2024

Perihal: Penagihan utang

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pemilik

CV. XYZ

Jl. Raya Ciputat No. 456, Tangerang Selatan

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami sampaikan permohonan pembayaran utang atas barang yang telah kami kirimkan kepada Bapak/Ibu pada tanggal 10 Januari 2024, dengan rincian sebagai berikut:

• Nomor Invoice: INV/001/PT.MM/I/2024
• Nomor Pesanan: PO/001/CV.BJ/I/2024
• Tanggal: 06 Maret 2024
• Jumlah: 100 unit
• Jenis: Mesin Jahit
• Harga: Rp. 5.000.000,- per unit
• Total: Rp. 500.000.000,-

Sesuai dengan surat perjanjian yang telah kami tandatangani bersama pada tanggal 9 Januari 2024, Bapak/Ibu berjanji untuk membayar utang tersebut paling lambat 30 hari setelah barang diterima, yaitu pada tanggal 06 Maret 2024. Namun, sampai dengan saat ini kami belum menerima pembayaran dari Bapak/Ibu.

Oleh karena itu, kami mohon agar Bapak/Ibu segera melunasi utang tersebut sebelum tanggal 20 Maret 2024.

Jika Bapak/Ibu tidak membayar utang tersebut sesuai dengan batas waktu yang kami tentukan, maka kami akan melakukan penagihan paksa dengan melibatkan pihak berwajib.

Kami berharap Bapak/Ibu dapat memenuhi kewajiban pembayaran utang tersebut sesuai kesepakatan yang telah dibuat. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

PT. ABC

Itulah informasi terkait surat penagihan utang yang perlu Anda ketahui. Pastikan Anda menyertakan semua format penulisan di atas untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman.

Manfaatkan Fasilitas Anjak Piutang CIMB Niaga

Ingin mengelola piutang usaha dengan lebih efisien? CIMB Niaga menawarkan solusi Anjak Piutang yang memungkinkan Anda mengalihkan piutang kepada pihak ketiga, sehingga memperlancar transaksi bisnis antara Anda dan mitra usaha.

Fasilitas Anjak Piutang adalah layanan bank untuk membeli atau mengalihkan hak tagih piutang dari perusahaan. CIMB Niaga menawarkan pilihan produk Anjak Piutang With Recourse (APWR) dan Anjak Piutang Without Recourse (APWOR).

Anjak Piutang With Recourse (APWR) adalah fasilitas pembelian piutang jangka pendek dengan mengambil risiko pembayaran (calon) nasabah sebagai pemasok apabila pembeli gagal membayar faktur, agar (calon) nasabah memperoleh pembayaran atas piutang lebih cepat dari tanggal jatuh tempo faktur.

Berbeda dari APWR, Anjak Piutang Without Recourse (APWOR) menyediakan fasilitas pembelian piutang jangka pendek dengan mengambil risiko pembayaran (calon) nasabah sebagai pembeli. Tujuannya agar pemasok dapat menerima pembayaran lebih cepat dari tanggal jatuh tempo faktur.

Dengan menggunakan PTK Trade A/R, perusahaan Anda dapat memperoleh dana tunai dalam mata uang Rupiah dan mata uang lain yang disetujui Bank CIMB Niaga untuk membiayai tagihan piutang kepada pembeli. 

CIMB Niaga memberikan pembiayaan hingga 100% dari nilai invoice dan working capital untuk membantu alur kas perusahaan nasabahnya. Ajukan PTK Trade A/R CIMB Niaga sekarang juga untuk membiayai tagihan piutang usaha Anda. Temukan informasi lebih lengkapnya di sini.