Purchase Order: Pengertian, Fungsi, Hingga Formatnya

“Purchase order (PO) merupakan dokumen penting yang digunakan dalam proses jual. Dokumen ini penting untuk memastikan bahwa kedua belah pihak memahami persyaratan pembelian, sehingga Anda perlu membaca penjelasan berikut ini untuk mengetahuinya lebih lanjut.”

Dalam era digital seperti sekarang, purchase order memiliki peran yang signifikan dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis. Purchase order memastikan bahwa pembeli dan penjual memiliki informasi yang sama tentang barang atau jasa yang akan dibeli, harga, jumlah, dan tanggal pengiriman.

Jika Anda sering melakukan purchase order, transfer bank merupakan cara yang paling umum digunakan untuk melakukan pembayaran. Anda bisa melakukan transfer ke rekening bank penjual menggunakan layanan Fund Transfer CIMB Niaga dengan lebih mudah dan aman.

Apa Itu Purchase Order?

Sebelum memahami bagaimana mengoptimalkan purchase order, penting bagi Anda untuk memahami definisi dan tujuan utamanya. Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat perusahaan untuk meminta pemasok mengirimkan barang atau jasa.

Secara sederhana, purchase order merupakan kontrak yang dibuat oleh pembeli saat membeli barang dari penjual. Dokumen ini biasanya memuat informasi tentang nama barang atau jasa, jumlah yang dipesan, harga, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran.

Purchase order bisa dibuat dalam bentuk dokumen tertulis maupun elektronik. Jika dibuat dalam bentuk dokumen tertulis, harus ada tanda tangan dari pihak pembeli dan vendor.

Sedangkan untuk purchase order yang dibuat dalam bentuk elektronik biasanya dikirimkan melalui email atau aplikasi khusus.

Baca juga: Pentingnya Transformasi Bisnis Digital

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Banyak orang yang mengira bahwa purchase order dan invoice merupakan dokumen yang sama, meski keduanya berbeda. Purchase order (PO) adalah dokumen yang digunakan pembeli untuk memulai proses pembelian. 

Dokumen purchase order diterima oleh penjual dan digunakan oleh kedua belah pihak, yaitu penjual dan pembeli untuk memastikan bahwa pesanan sesuai dengan kesepakatan. 

Pada umumnya, invoice atau faktur dibuat setelah pesanan pembelian telah dilakukan. Hal ini karena faktur merupakan permintaan pembayaran resmi dari penjual kepada pembeli untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah dipesan.

Fungsi Purchase Order

Keberadaan purchase order diperlukan bagi kedua belah pihak, yaitu pihak penjual dan pembeli. Bagi penjual, dokumen PO berfungsi sebagai bukti bahwa mereka telah menerima pesanan dari pembeli.

Adapun bagi pembeli, purchase order berfungsi sebagai bukti bahwa mereka telah memesan barang atau jasa dari penjual sekaligus membantu untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Dokumen ini juga dapat digunakan untuk melacak status pesanan dan memastikan bahwa pesanan telah dikirim tepat waktu dan dalam kondisi yang baik. Dengan begitu, akan meminimalisir kesalahan tafsir dari sisi penjual maupun pembeli. 

Tanpa purchase order, penjual bisa salah menafsirkan kuantitas, terutama jika ada proses negosiasi sebelum pesanan mulai diproduksi. Ini adalah kesalahan yang merugikan yang dapat menyebabkan biaya tambahan dan waktu yang terbuang untuk kedua belah pihak.

Baca juga: Apa Itu Manajemen Keuangan? Ini Fungsinya dalam Bisnis

Manfaat Purchase Order untuk Bisnis

Ada beberapa manfaat purchase order yang perlu Anda ketahui, yaitu:

Mengamankan ketersediaan barang

Purchase order dapat digunakan penjual dalam mengelola ketersediaan barang dan memastikan bahwa ada cukup barang atau jasa untuk memenuhi permintaan pembeli.

Meminimalisir kesalahan atau penipuan

Dalam kasus kehilangan barang, penjual dan pembeli sebaiknya memiliki bukti tertulis tentang perjanjian pembelian yang dapat digunakan sebagai jalan tengahnya.

Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan, Anda bisa menggunakan dokumen ini sebagai bukti untuk meminta ganti rugi kepada penjual.

Memudahkan proses pembelian barang

Purchase order bisa membantu memastikan bahwa barang yang dibeli sesuai dengan yang dibutuhkan dan dikirim tepat waktu. Selain itu, dokumen ini juga bisa membantu menghindari kesalahan dalam pencatatan keuangan.

Format Penulisan Purchase Order

Saat membuat dokumen purchase order, ada sejumlah informasi penting yang harus disertakan dalam formulir. Berikut ini format penulisan purchase order yang bisa digunakan untuk mengontrol dan melacak transaksi pembelian:

Nama pemesan

Dokumen pesanan pembelian tentunya harus memuat nama pemesan atau pembeli. Hal ini dilakukan agar pesanan bisa sampai ke tangan pembeli dengan benar. 

Nomor pesanan

Setiap pesanan pembelian biasanya menyertakan nomor tertentu yang digunakan oleh kedua belah pihak untuk memeriksa ulang informasi pengiriman dan faktur. Nomor purchase order adalah beberapa digit nomor unik yang biasanya memuat tanggal, nomor urut, dan kode perusahaan. 

Detail pesanan

Anda perlu mencantumkan detail pesanan yang biasanya memuat alamat tujuan pengiriman produk, informasi tentang metode pengiriman, dan tanggal pengiriman yang diperkirakan penjual.

Jumlah pesanan

Dalam dokumen purchase order harus dituliskan dengan jelas berapa jumlah pesanan. Ini mengacu pada jumlah barang yang dipesan, serta nomor katalog yang relevan.

Format penulisan purchase order dapat berbeda-beda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Namun, purchase order secara umum harus memuat informasi-informasi penting yang telah disebutkan di atas.

Gunakan Fund Transfer CIMB Niaga untuk Pembayaran Purchase Order

Fund Transfer merupakan layanan cash management CIMB Niaga yang ditujukan untuk nasabah korporasi. 

CIMB Niaga memberikan beragam fitur pendukung yang akan semakin memudahkan transaksi keuangan Anda, yaitu:

• Tersedia instruksi satuan maupun massal dengan pilihan Multi Debit maupun Multi Kredit
• Anda bisa memilih untuk bertransaksi langsung atau dengan jatuh tempo sesuai dengan kebutuhan
• Tersedia transaksi dalam mata uang Rupiah dan mata uang asing
• Tersedia laporan transaksi bagi nasabah
• Transaksi dapat dienkripsi
• Transaksi bisa dilakukan antar rekening CIMB Niaga maupun ke Bank lain.

Temukan keuntungan dan fitur menarik layanan Fund Transfer lainnya dengan mengunjungi halaman ini.