Surat Jalan: Pengertian, Fungsi, dan Format Penulisan

“Bagi perusahaan yang terlibat dalam proses pengiriman barang, surat jalan merupakan dokumen penting yang diperlukan oleh perusahaan untuk memastikan kelancaran proses pengiriman. Simak format penulisannya di bawah ini untuk meminimalisir kesalahan pengiriman.”

Apa yang terlintas di benak Anda ketika mendengar tentang surat jalan? Dalam dunia logistik dan pengiriman barang, surat jalan termasuk dokumen yang sangat penting yang wajib dicantumkan oleh setiap perusahaan logistik.

Dokumen ini menjadi bukti tertulis bahwa barang telah dikirimkan ke tempat tujuan dengan aman dan tepat waktu. Dokumen ini juga berguna untuk melindungi hak dan kewajiban pihak pengirim dan penerima barang.

Dengan adanya surat jalan, pihak pengirim dapat memastikan bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh pihak penerima dengan kondisi yang baik. Pihak penerima juga dapat memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan.

Oleh karena itu, setiap perusahaan yang melakukan pengiriman barang harus membuat surat jalan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Selain surat jalan, pemilik bisnis juga membutuhkan pembiayaan untuk memperlancar proses pengiriman barang.

Bagi Anda yang membutuhkan pembiayaan untuk kelancaran bisnis, Anda bisa memanfaatkan fasilitas Pembiayaan Xtra Manfaat CIMB Niaga yang memberikan manfaat bunga lebih ringan serta jatuh tempo pinjaman yang lebih cepat.

Apa Itu Surat Jalan?

Surat jalan juga dikenal sebagai delivery order atau bill of lading adalah dokumen tertulis yang wajib digunakan untuk mencatat pengiriman barang dari pihak pengirim ke penerima.

Biasanya, surat ini disertakan bersama barang yang dikirim dan harus diberikan kepada penerima ketika barang tiba. Dengan adanya surat jalan, pihak pengirim maupun penerima barang dapat saling mengetahui informasi penting terkait barang yang dikirim.

Dokumen ini berisi informasi penting mengenai barang yang dikirim, seperti nama pengirim dan penerima, jenis barang, berat barang, jumlah barang, dan harga kirim barang.

Secara umum, surat jalan terdiri dari tiga rangkap, yaitu:

1. Rangkap pertama digunakan sebagai invoice yang harus dikembalikan kepada pihak pengirim dan biasanya berwarna putih.
2. Rangkap kedua tanda terima barang biasanya berwarna merah berfungsi sebagai bukti penerimaan barang untuk pihak penerima.
3. Rangkap ketiga biasanya berwarna kuning yang merupakan laporan catatan transaksi yang harus disimpan sebagai arsip perusahaan.

Surat jalan biasanya digunakan oleh perusahaan, pelaku bisnis, maupun institusi lain dalam aktivitas pengiriman barang. Dokumen ini menjadi bukti fisik untuk melacak dan mengidentifikasi barang yang dikirim.

Fungsi Surat Jalan dalam Pengiriman Barang

Surat jalan memiliki beberapa fungsi penting dalam pengiriman barang, antara lain sebagai berikut:

Sebagai bukti pengiriman barang

Surat jalan merupakan bukti bahwa barang telah dikirim dari pengirim ke penerima. Dokumen ini berisi informasi lengkap mengenai barang yang dikirim, termasuk jenis, jumlah, berat, dan tujuan pengiriman.

Informasi yang tercantum dalam surat jalan perlu dicatat agar dapat digunakan sebagai keperluan administrasi dan tracking barang. Dengan adanya dokumen ini, penerima dapat memastikan bahwa barang yang diterimanya sesuai dengan pesanan.

Sebagai dokumen legal

Surat jalan merupakan dokumen legal yang dapat digunakan sebagai dasar transaksi jual beli barang. Dalam beberapa kasus, surat jalan juga dapat digunakan sebagai bukti kepemilikan barang. 

Pihak pengirim dapat memastikan bahwa barang telah sampai ke tangan penerima, sedangkan pihak penerima dapat memastikan bahwa barang yang diterimanya sesuai dengan pesanan.

Sebagai dokumen untuk keperluan administrasi

Surat jalan dapat digunakan untuk mencatat barang yang masuk dan keluar dari suatu tempat. Hal ini penting untuk keperluan administrasi dan manajemen stok barang.

Dengan adanya surat jalan, Anda dapat dengan mudah melacak barang yang ada di gudangnya. Perusahaan dapat memastikan bahwa barang yang dikirim dapat terlacak dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan secara administrasi.

Setiap pengusaha dan pengirim barang harus memahami betapa pentingnya surat jalan dalam menjalankan bisnisnya. Dengan pemahaman yang baik tentang surat jalan, bisnis dapat berjalan lebih lancar dan konsumen mendapatkan barang dengan aman.

Baca juga: Metode Analisis Peluang Usaha yang Tepat Agar Untung

Format Penulisan Surat Jalan

Penulisan surat jalan memiliki format berbeda-beda tergantung pada jenis dan tujuan pengiriman. Namun, berikut ini beberapa komponen penting yang menjadi format dalam penulisan surat jalan pada umumnya:

Nomor surat

Nomor surat adalah nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi surat jalan tersebut. Nomor ini biasanya terdiri dari kombinasi huruf dan angka yang dapat digunakan untuk melacak pengiriman barang.

Tanggal surat

Tanggal surat yang wajib dicantumkan dalam surat jalan adalah tanggal saat dokumen ini dibuat. Dengan begitu, pihak penerima bisa mengetahui kapan dan surat jalan tersebut dibuat.

Nama pengirim dan penerima

Nama pengirim dan penerima adalah nama pihak yang mengirimkan dan menerima barang. Komponen ini harus dicantumkan untuk menghindari adanya kesalahan pengiriman barang.

Alamat pengirim dan penerima

Sama seperti nama, surat jalan juga harus mencantumkan alamat pengirim dan penerima barang dengan akurat untuk menghindari kesalahan dalam proses pengiriman.

Rincian barang

Bagian ini berisi informasi tentang barang yang dikirim, seperti jenis barang, jumlah barang, ukuran barang, dan berat barang. Usahakan untuk mengisi bagian ini dengan rinci untuk memudahkan Anda dan penerima barang dalam mengonfirmasi pesanan.

Tanda tangan penerima

Ketika barang diterima, penerima harus membubuhkan tanda tangan yang menjadi tanda bahwa barang tersebut telah diterima. Dengan begitu, transaksi jual beli telah berhasil dilakukan.

Menggunakan format penulisan surat jalan yang benar sangat penting dalam proses pengiriman barang. Format yang jelas akan membantu menghindari kesalahan dalam pengiriman.

Selain itu, surat jalan yang ditulis dengan benar memungkinkan pelacakan yang akurat. Dengan begitu, transaksi jual beli bisnis Anda akan berjalan dengan lancar tanpa kekeliruan.

Baca juga: Mengenal Surat Perjanjian Kerjasama, Jenis, dan Fungsinya

Kembangkan Bisnis Anda dengan Pembiayaan Xtra Manfaat

Pembiayaan Xtra Manfaat CIMB Niaga adalah pembiayaan cicilan untuk investasi atau modal kerja yang memberikan manfaat bunga lebih ringan serta jatuh tempo pinjaman yang lebih cepat, sesuai jumlah saldo mengendap pada tabungan atau deposito Anda.

Fasilitas ini juga bisa digunakan untuk berbagai keperluan bisnis, seperti pembelian ruko/rukan, pembelian tanah kavling, pembelian gudang, pembelian pabrik, dan modal kerja jangka panjang.

Anda bisa menikmati beragam kemudahan dan keuntungan dari Pembiayaan Xtra Manfaat CIMB Niaga, seperti:

• Jatuh tempo pinjaman lebih cepat
• Bunga lebih ringan
• Bisa dihubungkan dengan hingga 9 rekening tabungan
• Tabungan bebas dipakai
• Proses pengajuan mudah dan cepat.

Tunggu apa lagi? Kembangkan bisnis Anda sekarang dengan Pembiayaan Xtra Manfaat CIMB Niaga. Temukan keuntungan menarik lainnya di halaman ini.