Proforma Invoice: Pengertian, Peran, dan Cara Membuatnya

“Pernahkah Anda mendengar istilah proforma invoice? Dalam dunia bisnis, proforma invoice adalah sebuah dokumen yang dikirim oleh penjual kepada pembeli sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa dilakukan. Pastikan Anda mengetahui bagaimana format penulisannya.”

Proforma invoice berisi informasi penting tentang transaksi, seperti nama barang, jumlah, harga, dan total biaya. Salah satu jenis faktur ini biasanya lebih sering digunakan dalam transaksi perdagangan internasional. 

Meskipun lebih sering digunakan dalam perdagangan internasional, dokumen ini juga dapat digunakan dalam perdagangan domestik. Selain faktur, Anda juga perlu memiliki layanan khusus pembayaran tagihan untuk mendukung kelancaran bisnis.

Anda bisa memanfaatkan layanan Pembayaran Tagihan dari CIMB Niaga yang dilengkapi dengan beragam fitur dan manfaat untuk mendukung kelancaran bisnis, sehingga akan memudahkan Anda dalam rekonsiliasi. Sekarang, mari simak bersama apa itu proforma invoice dan perannya dalam bisnis.

Apa Itu Proforma Invoice?

Proforma invoice atau faktur proforma adalah salah satu jenis invoice yang sering digunakan dalam transaksi bisnis. Istilah proforma invoice dapat diartikan sebagai faktur sementara yang dikirimkan sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa dilakukan.

Biasanya, dokumen ini digunakan dalam transaksi internasional sebagai gambaran mengenai detail dan biaya dari suatu transaksi. Proforma invoice juga dapat digunakan untuk mendapatkan pinjaman atau kredit dari bank atau lembaga keuangan lainnya.

Baca juga: Memahami Usaha Kecil dan Peluang yang Menguntungkan

Perbedaan Proforma Invoice dengan Invoice

Invoice dan proforma invoice adalah dua dokumen yang sering digunakan dalam transaksi bisnis. Kedua dokumen ini memiliki beberapa perbedaan, antara lain:

Dari segi status hukum

Proforma invoice tidak memiliki status hukum yang kuat seperti invoice. Faktur sementara ini belum mengikat secara hukum, sedangkan invoice sudah mengikat secara hukum.

Dengan begitu, proforma invoice hanyalah dokumen yang digunakan untuk menyampaikan informasi tentang barang atau jasa yang akan dikirimkan kepada pembeli.

Dari segi tujuan

Proforma invoice digunakan untuk memberikan informasi kepada pembeli tentang barang atau jasa yang akan dikirim, sedangkan invoice digunakan untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah dikirim.

Dari segi isi

Proforma invoice biasanya berisi informasi yang lebih lengkap daripada invoice. Dokumen ini biasanya juga berisi informasi tentang persyaratan pembayaran dan tanggal pengiriman.

Dari segi waktu pengiriman

Invoice biasanya dikirimkan setelah barang atau jasa telah dikirimkan. Hal ini karena invoice digunakan untuk mengonfirmasi transaksi dan meminta pembayaran.

Sementara itu, proforma invoice dikirimkan sebelum barang atau jasa dikirimkan. Sebab, dokumen ini digunakan untuk memberikan estimasi biaya kepada pembeli. Dengan begitu, pembeli dapat mengetahui berapa biaya yang harus dibayarkan sebelum barang atau jasa dikirimkan.

Baca juga: Mulai Usaha Kecil Menengah, Butuh Modal Berapa?

Peran Proforma Invoice dalam Bisnis

Proforma invoice berperan penting dalam bisnis, baik bagi penjual dan pembeli yang meliputi:

Memberikan informasi kepada pembeli

Proforma invoice berisi informasi penting tentang produk yang akan dikirim, seperti jumlah, harga, dan tanggal pengiriman. Informasi ini dapat membantu pembeli untuk membuat keputusan pembelian.

Membantu pembeli untuk mendapatkan izin impor

Dalam beberapa kasus, pembeli mungkin memerlukan izin impor untuk barang yang dibeli. Proforma invoice dapat digunakan sebagai dokumen pendukung untuk mengajukan izin impor.

Membantu penjual mendapatkan persetujuan pembeli

Sebelum mengirim barang atau memberikan jasa, penjual biasanya ingin memastikan bahwa pembeli setuju dengan harga dan persyaratan pengiriman. Proforma invoice dapat digunakan untuk mendapatkan persetujuan dari pembeli.

Meningkatkan transparansi transaksi

Proforma invoice memberikan informasi yang jelas tentang barang atau jasa yang akan dikirim. Hal ini dapat membantu untuk menghindari kesalahpahaman antara penjual dan pembeli.

Memudahkan proses pembelian

Proforma invoice dapat membantu pembeli untuk membuat keputusan pembelian yang lebih tepat. Penjual juga akan lebih mudah mengetahui informasi yang diperlukan untuk memproses transaksi pembelian dengan adanya faktur sementara ini.

Cara Membuat Proforma Invoice

Proforma invoice dapat dibuat dengan menggunakan template atau format yang sudah ada. Namun, jika Anda ingin membuat dokumen ini sendiri, Anda harus menggunakan format yang jelas dan mudah dibaca 

Berikut ini cara membuat proforma invoice untuk memudahkan pembeli memahami informasi yang tercantum di dalamnya:

1. Langkah pertama yang perlu Anda lakukan yaitu mengisi informasi dasar yang meliputi tanggal pembuatan, nama dan alamat penjual, nama dan alamat pembeli, deskripsi produk, harga produk, total produk, jumlah produk, tanggal pengiriman, nomor invoice.
2. Setelah jadi, dokumen ini harus ditandatangani dan dicap oleh penjual sebagai bukti bahwa faktur tersebut sah. 
3. Pastikan untuk memeriksa kembalinya agar tidak ada kesalahan atau ketidakakuratan data sebelum dikirimkan kepada pelanggan. 

Perlu diingat bahwa proforma invoice ini penting karena dapat memberikan kesan awal kepada pelanggan tentang profesionalisme bisnis Anda.

Manfaatkan Pembayaran Tagihan CIMB Niaga

Selain menyusun faktur sementara atau proforma invoice, Anda juga memerlukan sarana pembayaran tagihan yang tepat untuk mendukung kelancaran bisnis Anda. Layanan Pembayaran Tagihan CIMB Niaga bisa menjadi pilihan untuk efisiensi dalam proses pembayaran tagihan bisnis Anda.

Melalui layanan Pembayaran Tagihan, CIMB Niaga menghadirkan berbagai fitur menarik seperti berikut:

1. Membayar tagihan listrik, kartu kredit, internet dan telepon, ponsel (prabayar dan pascabayar, cicilan pinjaman, PBB DKI, PDAM, BPJS (Kesehatan dan Ketenagakerjaan)
2. Pilihan pembayaran secara masa menggunakan file upload
3. Pilihan pembayaran tagihan yang sudah disimpan sebelumnya
4. Pilihan pembayaran tagihan secara terkonsolidasi berdasarkan biller
5. Waktu instruksi dapat diatur secara langsung, tanggal, mendatang, atau berulang sesuai kebutuhan
6. Pilihan untuk mengirimkan email notifikasi kepada penerima.

Layanan Pembayaran Tagihan tersedia untuk semua industri bisnis dengan syarat memiliki rekening di CIMB Niaga. Dapatkan informasi lebih jelasnya di sini.