Catat, Ini Pemahaman Fungsi Invoice dan Jenisnya yang Benar

Invoice atau tagihan adalah dokumen yang digunakan dalam bisnis untuk mencatat detail penjualan barang atau jasa kepada pelanggan. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti transaksi dan sebagai permintaan pembayaran kepada pelanggan.

Dalam invoice biasanya mencakup informasi penting seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, tanggal faktur, nomor faktur, deskripsi barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga unit, total biaya, dan instruksi pembayaran.

Dokumen tagihan biasanya digunakan untuk melacak dan mengelola arus kas, memantau penjualan, dan mempermudah pelacakan pembayaran suatu bisnis. Dalam banyak kasus, dokumen ini juga dapat digunakan sebagai dasar untuk klaim pajak atau untuk tujuan audit.

Fungsi Invoice

Fungsi invoice adalah untuk mencatat transaksi penjualan antara penjual dan pembeli. Dengan kata lain, dokumen ini digunakan untuk memberikan informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar, dan instruksi pembayaran kepada pembeli.

Berikut adalah beberapa fungsi penting dari dokumen penagihan yang perlu Anda ketahui:

Bukti transaksi

Invoice merupakan bukti tertulis yang menunjukkan adanya transaksi antara penjual dan pembeli. Di dalamnya terdapat catatan detail mengenai barang atau jasa yang dibeli, harga, jumlah, dan total pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli.

Catatan keuangan

Dengan mencatat setiap transaksi penjualan dalam dokumen tagihan, perusahaan dapat melacak pendapatan yang diperoleh dari penjualan dan mengelola arus kas dengan lebih efektif. Dengan kata lain, dokumen ini termasuk dalam catatan keuangan.

Pemrosesan pembayaran

Perlu diketahui bahwa invoice mencakup rincian rekening bank, tanggal jatuh tempo, dan instruksi pembayaran lainnya. Dengan adanya invoice, pembeli dapat melakukan pembayaran dengan tepat waktu dan memastikan bahwa transaksi diselesaikan secara akurat.

Mengontrol persediaan

Dalam sebuah dokumen tagihan, detail barang atau jasa yang dibeli akan tercantum dengan jelas. Dengan begitu, perusahaan akan terbantu dalam urusan mengontrol persediaan dengan melacak produk yang keluar dari gudang atau stok yang telah dijual.

Informasi ini juga dapat digunakan untuk memprediksi permintaan dan mengatur produksi atau pemesanan ulang barang.

Audit dan pelaporan

Invoice digunakan sebagai sumber data untuk audit internal dan eksternal perusahaan. Ketika perusahaan diperiksa oleh auditor atau ketika perlu menyusun laporan keuangan, dokumen ini digunakan sebagai bukti transaksi yang terjadi.

Membangun hubungan dengan pelanggan

Invoice juga berperan dalam membangun hubungan yang baik dengan pelanggan. Anda akan mendapatkan rincian yang jelas tentang transaksi, termasuk kontak perusahaan, informasi produk, dan layanan pelanggan.

Jenis Invoice

Invoice adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat penjualan atau pemberian jasa antara penjual dan pembeli. Berikut adalah beberapa jenis invoice yang umum digunakan:

Invoice penjualan

Ini adalah jenis invoice paling umum yang digunakan untuk mencatat penjualan barang atau jasa kepada pelanggan. Invoice penjualan mencakup informasi seperti tanggal penjualan, rincian barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar, syarat pembayaran, dan informasi kontak penjual dan pembeli.

Invoice pembelian

Invoice jenis ini diterbitkan oleh pemasok kepada pembeli untuk mencatat pembelian barang atau jasa. Invoice pembelian mencakup informasi seperti tanggal pembelian, rincian barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar, syarat pembayaran, dan informasi kontak pemasok dan pembeli.

Invoice proforma

Invoice proforma berfungsi sebagai perkiraan biaya untuk membantu pembeli mempersiapkan pembayaran atau mendapatkan persetujuan sebelum melakukan transaksi. Dokumen dikeluarkan sebelum penjualan sebenarnya terjadi.

Invoice retur

Jika ada kesalahan atau kerusakan pada barang yang dibeli, pembeli dapat mengembalikan barang tersebut kepada penjual. Dalam hal ini, penjual mengeluarkan invoice retur yang mencatat pengembalian barang dan penyesuaian jumlah yang harus dibayar.

Invoice konsinyasi

Dalam situasi konsinyasi, barang dikirimkan kepada pengecer atau penyalur, tetapi kepemilikan barang tetap ada pada penjual. Invoice konsinyasi digunakan untuk mencatat barang yang dikirimkan dan jumlah yang harus dibayarkan oleh pengecer kepada penjual setelah barang terjual.

Invoice tagihan

Jenis ini digunakan untuk mengingatkan pelanggan tentang pembayaran yang belum dilunasi. Biasanya digunakan ketika pelanggan belum membayar faktur atau jatuh tempo telah lewat.

Invoice berkala

Digunakan dalam situasi di mana pembayaran dilakukan secara berkala. Contoh dari invoice jenis ini adalah tagihan bulanan atau tagihan tahunan.

Itulah beberapa jenis invoice umum yang sering digunakan dalam transaksi bisnis. Perlu dicatat bahwa istilah dan formatnya dapat bervariasi di setiap sektor bisnis.

Format Penulisan Invoice

Berikut adalah beberapa hal yang umumnya termasuk dalam invoice:

Informasi perusahaan: Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email
Informasi pelanggan: Nama pelanggan, alamat, nomor telepon, dan alamat email pelanggan
Rincian faktur: Tanggal faktur, nomor faktur (unik untuk setiap invoice), dan tanggal jatuh tempo pembayaran
Deskripsi barang atau jasa: Rincian lengkap tentang barang atau jasa yang dibeli, termasuk jumlah, harga unit, dan total biaya
Total pembayaran: Jumlah total yang harus dibayarkan oleh pelanggan, termasuk pajak dan biaya pengiriman (jika ada)
Metode pembayaran: Instruksi tentang cara pembayaran, seperti rekening bank atau opsi pembayaran lainnya
Syarat dan ketentuan: Informasi tentang syarat pembayaran, kebijakan pengembalian, atau ketentuan lain yang relevan
Informasi tambahan: Informasi tambahan seperti nomor pesanan, referensi, atau instruksi khusus yang mungkin diperlukan.

Setelah invoice dikirim ke pelanggan, pelanggan diharapkan untuk membayar sesuai dengan instruksi pembayaran yang tertera di dalamnya. Setelah pembayaran diterima, Anda dapat mengonfirmasi pembayaran dan memperbarui catatan keuangan perusahaan.

Untuk kemudahan pembayaran tagihan bisnis, Anda bisa memanfaatkan layanan fasilitas Pembayaran Tagihan dari CIMB Niaga yang dilengkapi dengan beragam fitur dan manfaat untuk mendukung kelancaran bisnis nasabah.

Layanan ini memiliki media pembayaran yang aman melalui BizChannel@CIMB sesuai dengan kebutuhan, membantu mengurangi risiko operasional dengan otomasi proses pembayaran, memudahkan rekonsiliasi bisnis, dan mengefisienkan waktu dalam proses pembayaran tagihan. Untuk informasi lebih lanjut, yuk kunjungi halaman ini!